Julkiset hankinnat ja kilpailutukset ovat keskeinen osa julkisen sektorin toimintaa ja yhteiskunnan resurssien tehokasta käyttöä. Niiden kautta hankitaan tavaroita, palveluita ja urakoita, jotka tukevat julkisia palveluita sekä infrastruktuuria.
Julkisten hankintojen ja kilpailutusten rooli ulottuu pelkkää kaupankäyntiä pidemmälle, sillä ne vaikuttavat merkittävästi myös muun muassa talouteen, työllisyyteen sekä kestävään kehitykseen.
Otamme tässä artikkelissa nyt julkiset hankinnat sekä kilpailutukset tarkempaan syyniin. Pohdimme niiden merkitystä, sekä avaamme tärkeimpiä lakia ja määräyksiä niihin liittyen. Lisäksi tutustumme myös julkisten kilpailutusten ja hankintojen käytännön toteutukseen päiväkoti- ja koulurakentamisessa.
Sisällysluettelo
Mitä tarkoitetaan julkisella hankinnalla?
Julkinen hankinta tarkoittaa tuotteiden, palveluiden tai urakoiden ostamista julkisen sektorin, kuten valtion, kuntien tai muiden julkisoikeudellisten organisaatioiden, toimesta.
Suomessa julkiset hankinnat muodostavat merkittävän osan bruttokansantuotteesta, mutta sille on syynsä. Julkisen hankkeen tavoitteena on varmistaa yhteiskunnallisten tarpeiden täyttyminen.
Mitä kilpailutus tarkoittaa?
Kilpailutus tarkoittaa prosessia, jossa ostaja, kuten esimerkiksi julkinen sektori, hankkii tavaroita, palveluita tai urakoita tarjouskilpailun kautta. Kilpailutuksen tavoitteena on varmistaa, että hankinta tehdään mahdollisimman laadukkaasti ja kustannustehokkaasti.
Kuten Investopedian artikkelissa hyvin kiteytetään, tarjouspyyntö on etukäteen sekä jäsennelty että raaka-aineiden, tuotteiden ja palveluiden osalta määritetty. Tarjoukset hankkeista on jätettävä ennalta rajatussa määräajassa.
Kilpailutusta säätelevät monivaiheiset ja tarkasti säännellyt kilpailutuskäytännöt, joiden tarkoituksena on varmistaa yhdenvertaisuus ja verovarojen tehokas käyttö. Samalla kilpailutusten tavoitteena on luoda tasavertainen pelikenttä yrityksille sekä mahdollistaa uusien, innovatiivisten ratkaisujen nousu markkinoille.
Mistä koulu- ja päiväkotirakentamisen kilpailutus muodostuu?
Julkisten hankintojen, kuten koulu- ja päiväkotirakentamisen kilpailutus muodostuu useista vaiheista. Kilpailutus alkaa tarjouspyynnön laatimisella, jossa määritellään hankkeen tarkat vaatimukset. Tämä koostuu pääpiirteittäin viidestä kategoriasta:
- Toiminnalliset vaatimukset
- Tekniset vaatimukset
- Laajuus tai tilaohjelma
- Aikataulutus
- Budjetti
Koulu- ja päiväkotirakentamisen kilpailutus on äärimmäisen tärkeä tehdä toiminnallisia laatuvaatimuksia korostaen, sillä nämä vaikuttavat suoraan sekä lasten ja nuorten oppimisympäristöihin, että arjen sujuvuuteen ja toiminnallisuuteen.
Kilpailutuksen tavoitteena on löytää paras mahdollinen toimija, joka toteuttaa rakennusprojektin laadukkaasti ja kustannustehokkaasti turvallisuus, kestävä kehitys, sekä tilojen erityistarpeet ja tavoitteet huomioon ottaen.
Millainen on laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista?
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (hankintalaki, 1397/2016) ohjaa julkisten tahojen, kuten valtion, kuntien ja muiden organisaatioiden, hankintaprosesseja. Sen tarkoituksena on varmistaa avoimuus, tehokkuus ja kilpailuneutraliteetti julkisissa hankinnoissa.
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista säätelee muun muassa hankintojen kilpailuttamista ja niistä ilmoittamista, sopimusten tekemistä sekä tarjoajien tasapuolista kohtelua. Lisäksi laki korostaa sosiaalisesti, ympäristöllisesti sekä taloudellisesti vastuullisia hankintoja.
Hankintalaki sisältää myös erityisiä sääntöjä lukuisille eri hankintamenettelyille, kuten EU-kynnysarvot ylittäville hankinnoille, kansallisten kynnysarvojen mukaisille hankinnoille sekä käyttöoikeussopimuksille.
Mitä tarkoitetaan julkisten hankintojen kynnysarvoilla?
Julkisten hankintojen kynnysarvot määrittävät, milloin hankintaa koskee hankintalain mukainen kilpailutusvelvoite.
Kynnysarvot jakautuvat kansallisiin ja EU:n määrittelemiin arvoihin, ja ne vaihtelevat hankinnan luonteen mukaan, esimerkiksi tavaroiden, palveluiden, rakennusurakoiden tai käyttöoikeussopimusten osalta.
Kansallisten kynnysarvojen ylittävät hankinnat on kilpailutettava Suomessa julkisesti, mutta menettelytavat ovat usein yksinkertaisempia EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin verrattuna.
Milloin julkinen hankinta pitää kilpailuttaa?’
Julkinen hankinta on Suomessa kilpailutettava, kun sen arvo ylittää hankintalain määrittelemät kynnysarvot. Kynnysarvot riippuvat hankinnan luonteesta ja kohteesta.
- Kansallisissa tavara- ja palveluhankinnoissa 60 000 euroa, sekä rakennusurakoissa 150 000 euroa.
- EU-hankinnoissa rajat ovat useimmissa keskushallinnon viranomaisten hankkimissa palveluissa ja toimituksissa 143 000 euroa ja rakennussopimuksissa 5 538 000.
Jos hankinnan arvo ylittää EU:n kynnysarvot, on käytettävä kansainvälistä hankintamenettelyä.
Kynnysarvot ovat useisiin tarpeisiin kuitenkin suhteellisen korkeat, jolla mahdollistetaan pienempien hankintojen suoraviivaisemman toteutuksen.
Mikä on kevennetty kilpailutus?
Kevennetty kilpailutus tarkoittaa hankintaprosessia, jossa sovelletaan yksinkertaisempia ja joustavampia menettelyjä verrattuna täysimääräiseen hankintalain mukaiseen kilpailutukseen. Tätä menettelyä voidaan käyttää erityisesti silloin, kun hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon, mutta hankintayksikkö haluaa silti kilpailuttaa hankinnan avoimuuden ja kustannustehokkuuden varmistamiseksi.
Kevennetyssä kilpailutuksessa hankinnasta voidaan ilmoittaa paikallisesti tai suoraan potentiaalisille toimittajille. Lisäksi tarjouspyyntöjen ja dokumenttien muodollisuuksia voidaan yksinkertaistaa ja neuvotteluja voidaan käydä joustavammin.
Kevennetty kilpailutus soveltuu erityisesti pienhankintoihin tai tilanteisiin, joissa tarpeet täyttyvät ilman laajaa kilpailutusta.
Pienhankinta-raja
Pienhankinta-raja tarkoittaa hankintojen arvoa, jonka alittavissa hankinnoissa ei ole pakollista noudattaa julkisten hankintojen kilpailutusmenettelyjä, mutta hankinnan on silti täytettävä tietyt yleiset periaatteet, kuten avoimuus ja tasapuolinen kohtelu.
Suomessa pienhankinta-raja määräytyy kansallisten kynnysarvojen mukaan. Näitä ovat muutamia mainitaksemme:
- Rakennusurakat: alle 150 000 euroa
- Tavarat ja palvelut: alle 60 000 euroa
- Sote-palvelut: alle 400 000 euroa
Mikä on hankintamenettely?’
Hankintamenettely tarkoittaa julkisen hankinnan kilpailutusprosessissa käytettävää toimintatapaa, jonka avulla hankintayksikkö valitsee sopivimman toimittajan tai tarjoajan.
Hankintamenettelyt määritellään hankintalaissa, ja niiden valinta riippuu hankinnan luonteesta, arvosta sekä monimutkaisuudesta. Jokaisessa hankintamenettelyssä on tietyt vaiheet, kuten tarjouspyyntöjen julkaiseminen, tarjousten arviointi ja sopimuksen tekeminen. Menettelyn valinnassa tulee noudattaa hankintalain sääntöjä, ja sen on oltava avoin, syrjimätön ja tarkoituksenmukainen.
Tutustumme nyt yleisimpien hankintamenettelytapojen pääpiirteisiin.
Avoin menettely
Kaikki kiinnostuneet toimijat voivat jättää tarjouksen.
Tämä on yleisimmin käytetty menettely, joka soveltuu erityisesti yksinkertaisiin hankintoihin.
Rajoitettu menettely
Kaikki toimijat voivat ilmoittaa kiinnostuksensa, mutta vain ennakkoon valitut voivat jättää tarjouksen.
Soveltuu tilanteisiin, joissa tarvitaan tarkempaa tarjoajien arviointia.
Neuvottelumenettely
Hankintayksikkö neuvottelee valittujen tarjoajien kanssa ennen lopullisen tarjouksen tekemistä.
Tätä käytetään monimutkaisissa hankinnoissa, joissa hankinnan sisältö vaatii joustavuutta.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullisen neuvottelumenettelyä voi käyttää ainoastaan silloin, jos tälle on hankintalain mukainen peruste.
JHNY avaa hyvin kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttöedellytyksiä:
- Hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta
- Hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja
- Hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita
- Hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen
- Edeltävässä avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä.
Mikä on paras tapa kilpailuttaa koulu tai päiväkoti?
Koulu- tai päiväkotirakentamisen kilpailutusta laatiessa on hyvä lähteä liikenteeseen siitä, että tavoitteena olisi rakennuttaa hinta-laatu-suhteeltaan parhaat mahdolliset tilat, jotka olisivat sekä toiminnallisesti että laadultaan huippuluokkaa.
Olipa kyseessä sitten omantaseen kohde tai leasingvuokrahanke, kilpailutus kannattaa muodostaa askel askeleelta seuraavasti:
- Urakkamalli: suunnittele & rakenna (SR-/KVR-urakka)
- Hankintamalli: Rajoitettu kilpailullinen neuvottelumenettely
- Hilma-ilmoitus hankkeesta
- Tarjoajien valinta: Valitaan esimerkiksi 3 kokeneinta SR-/KVR-tarjoajaa
- Alustava tarjous: Jokainen tarjoaja jättää alustavan suunnitelman ja kustannusarvion
- Neuvottelut tarjoajien kanssa: Tarjoaja voi perustella suunnitteluratkaisuaan sekä saada mahdollisia kehitysideoita lopulliseen suunnitelmaansa
- Lopullinen tarjouspyyntö: Tarjouspyyntö tehdään viimeisteltyjen suunnitelmien pohjalta
- Tarjous: Tarjoajat jättävät tarjouksen suunnitelmineen, jolloin tilaaja pääsee vertaamaan eri tarjoajien suunnitteluratkaisua.
- Rakennuttajan valinta: Voittajaksi valikoituu se tarjoaja, jolla on pisteytyksen paras hinta/laatu suhde.
- Kilpailutuksen pisteytys: painoarvoilla hinta 40-60%, ja laatu 60-40 %.
Miksi valita kilpailutukseen kilpailullinen neuvottelumenettely?
Rajoitettu kilpailullinen neuvottelumenettely tarjoaa esimerkiksi päiväkoti- ja koulurakentamisessa kunnalle useita etuja.
Sen lisäksi, että se on edullinen kilpailutus tarjoajan kustantaessa suunnitelmansa, kilpailutus kaikkein potentiaalisimpien rakennuttajien välillä takaa myös laadukkaimman mahdollisen lopputuloksen. Lisäksi tällä tavalla hankkeen kilpailutus ja näin ollen myös rakennusprojekti saadaan nopeasti työn alle.
Kilpailutus ja neuvotteluvaihe on rajoitetussa neuvottelumenettelyssä nopeaa, sillä Hilma-ilmoittautumiseen riittää kaksi viikkoa aikaa, jonka jälkeen neuvotteluvaiheeseen varataan neljä viikkoa.
Rajoitettu kilpailumenettely mahdollistaa tiiviin yhteistyön kaikkien potentiaalisimpien tarjoajien kesken. Tällä menettelytavalla suunnitelmien kehittäminen on mahdollista vielä neuvotteluvaiheessa.
Mitä huomioida kilpailutuksen laatimisessa?
Me Elementit E:llä olemme työskennelleet jo vuosia päiväkoti- ja koulurakentamisen parissa, joten kilpailutukset ovat vuosien saatossa tulleet meille hyvinkin tutuiksi.
Kuten jo tässäkin artikkelissa on tullut ilmi, kilpailutuksen tulee olla kaikille päteville tarjoajille avoin ja oikeudenmukainen. Kaikilla tarjoajilla tulee olla saatavilla hankkeen valintakriteerit ja muut tiedot tasapuolisesti.
Jo tarjouspyyntöä laatiessa on hyvä pohtia, millä tavoin voidaan edistää strategisia tavoitteita, kuten toiminnallisuutta, vastuullisuutta, innovatiivisuutta, muuntojoustavuutta sekä kestävää kehitystä ja kiertotaloutta.
Kilpailutuksen on hyvä olla mahdollisimman selkeä, mutta liian tiukkoja raameja kannattaa välttää. Parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi kilpailutus on hyvä laatia niin, että tarjouksen laatijalle jää myös tilaa tuoda omia näkemyksiään ja ehdotuksiaan esiin.
Mistä näkee julkiset tarjouspyynnöt ja kilpailutukset?
Julkiset tarjouspyynnöt ja kilpailutukset ovat julkisesti saatavilla useilla eri alustoilla.
Suomessa keskeisin paikka julkisten tarjouspyyntöjen ja kilpailutusten seuraamiseen on Hilma-verkkopalvelu, joka kokoaa yhteen kaikki julkiset kilpailutukset ja avoimet urakat.
Lähteet
Koulu- ja päiväkotirakentaminen
Ekologinen tilaelementti-päiväkoti nopealla aikataululla